3 formas que puede usar Power BI para acceder a los datos del ERP

Una de las muchas fortalezas de Power BI es la capacidad de acceder a datos de planificación de recursos empresariales (ERP) y liberar estos datos dentro de la organización para su análisis. Desafortunadamente, esto crea desafíos dentro de las organizaciones con ERP altamente funcionales e inversiones masivas en herramientas como SAP, Dynamics y Oracle.

Dentro de Power BI hay una gran cantidad de paradigmas de acceso diferentes que permiten el acceso a estos datos y algunas opciones para los controles organizacionales. Veamos los diferentes posibles accesos al ERP y las opciones para la distribución de informes en toda la organización que siguen a estas opciones para el acceso a los datos.

Opción 1: Modo de consulta directa

Power BI tiene una gran cantidad de conectores que se pueden modificar o pueden acceder directamente a su sistema ERP, incluidos conectores para SAP BW, HANA, Dynamics NAV, Oracle, IBM y otros. Muchas organizaciones eligen habilitar el modo de consulta directa dentro de Power BI para acceder a los datos dentro de su ERP. Esto presenta desafíos, ya que a menudo, los datos de ERP no están estructurados para un fácil análisis dentro de Power BI.

Prácticamente ninguna organización utiliza el modo de consulta directa por este motivo, excepto en los casos en que el ERP produce datos esquematizados que son semánticamente inteligibles. HANA hace esto y también admite el almacenamiento en caché en la memoria, pero la mayoría de las otras herramientas no lo hacen, por lo que la mayoría de los clientes eligen usar el Modo de importación para acceder a los datos de ERP.

Opción 2: modo de importación

Después de experimentar inicialmente con el modo de consulta directa, la mayoría de las organizaciones elegirán seguir el camino del modo de importación o crear una capa semántica incremental sobre sus datos.

La mayoría de las veces, la creación de este tipo de conector requiere transformaciones incrementales de Power BI, así como la adición de cálculos. Como resultado de este paradigma común, Power BI lanzó la función de vista previa de la Certificación de conjuntos de datos, de modo que las organizaciones que usan el Modo de importación puedan interactuar más fácil y rápidamente con sus conjuntos de datos a escala, compartir consultas y tener «conjuntos de datos bendecidos» para permitir el análisis.

La desventaja de este enfoque es la falta de controles empresariales. Aunque las funciones de certificación de conjuntos de datos, flujos de datos y modelado semántico de Power BI son excelentes y muy útiles, la mayoría de las organizaciones no las usan o no las han usado debido a su novedad. Todas estas características están diseñadas para la distribución, por lo que un resultado común de este enfoque es un gran grupo de analistas sin control, que crean caos sin tener la aprobación de la organización en los informes analíticos. Muchas organizaciones tendrán el “informe Gary” o la “vista Cindy” para sus datos como resultado de este enfoque.

Opción 3: Capa semántica separada

Las organizaciones más grandes comienzan a adoptar un enfoque matizado a medida que aumenta la madurez del uso de Power BI. Estas organizaciones utilizan su herramienta de modelado (Azure Analysis Services, Power BI Premium, Power BI en modo de importación) para definir un modelo más complejo que descomponga los datos de ERP, incluidos cálculos detallados para resúmenes de rango de fechas y otros indicadores clave de rendimiento.

Este mayor nivel de modelado a menudo requiere más poder de cómputo que el que Power BI puede proporcionar de manera predeterminada en el modo de importación predeterminado.

La desventaja de este enfoque es un mayor costo de administración desde una perspectiva de TI. Mientras que las otras opciones hacen uso de características más económicas, este enfoque requiere un gran esfuerzo de implementación y mantenimiento por adelantado y continuo. Además, se requiere complejidad para las consideraciones del diccionario de datos, ya que las agregaciones y cálculos comúnmente creados en esta vista son cada vez más diferentes de los que ofrece por defecto un ERP.

Mejores prácticas Power BI y conclusión

Por lo general, la mejor práctica adoptada por la mayoría de las organizaciones es ofrecer informes que tienen conexiones auditadas y canónicas a Power BI, basadas en una capa semántica separada o Power BI en modo de importación.

Como práctica recomendada, las colas de la interfaz de usuario indicaron que estos informes indican que se utilizan auditorías de TI o finanzas. Por ejemplo, las aplicaciones de logotipos, las opciones de estilo y la coherencia, el diseño y la uniformidad de los filtros pueden indicar informes gestionados, auditados y bendecidos por TI.

Por el contrario, también es importante fomentar la comunidad de analistas para que los usuarios se animen a administrar sus negocios más de cerca con los datos. Sin una visión para promover una cultura basada en datos, cualquier iniciativa de BI está condenada al fracaso y la iniquidad, ya que los usuarios continúan operando en la oscuridad y tomando decisiones intuitivas en lugar de verificar las corazonadas con datos.

La combinación de cultura, un enfoque de implementación técnica y el enfoque suave (de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba o híbrido) al que se hace referencia en el documento técnico de Power BI de 2018  Planificación de una implementación empresarial  conduce a las implementaciones más exitosas de Power BI.

¡Buena suerte con sus implementaciones de Power BI!

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